cobra Anwenderbericht

Hessische Landesvertretung Berlin

Die Hessische Landesvertretung Berlin versteht sich als Sprachrohr, Botschafter und Koordinator, um die Interessen des Landes Hessen gegenüber dem Bund zu wahren. Gleichzeitig ist die Landesvertretung mit zahlreichen und vielfältigen Veranstaltungen die Visitenkarte Hessens in der Bundeshauptstadt. Das erforderliche Veranstaltungsmanagement
für die rund drei Veranstaltungen pro Woche wickelt das Team komplett mit cobra ab.

Der steinige Weg mit vielen Listen

Was bei vielen Unternehmen noch immer vor Veranstaltungen ansteht, war auch bei der Hessischen Landesvertretung vor der Einführung von cobra eine gängige und gleichsam ungeliebte Praxis. Alle betreffenden Referate lieferten unterschiedliche Listen mit den Personen, die eingeladen werden sollten. Die Herausforderung für das Team Eventmanagement: das Zusammenführen der Adressen in eine dublettenfreie einheitliche
Adress-Basis für die Aussendung der Einladung.

Der Weg von der Adressliste führte weiter über die Erstellung des Serienbriefs bis hin zum umständlichen aber regelmäßigen Prüfen der Teilnehmerzahlen. „Schon bei einer einzigen Veranstaltung sind das Aufgaben, die systematisch, konzentriert und gut organisiert erledigt werden müssen. In unserem Fall laufen oft mehrere Veranstaltungen parallel. Eine optimale Softwareunterstützung,
die genau auf unsere Bedürfnisse abgestimmt sein musste, sollte unser Eventmanagement maßgeblich vereinfachen“, so Pressesprecherin Jutta Kehrer.

 

Der Barcode bringt den Stein ins Rollen.

Der CRM-Software-Hersteller cobra aus Konstanz war der Hessischen Landesvertretung nicht gänzlich unbekannt. Denn dem Kontakt zu cobra Partner astendo aus Berlin war zunächst eine Empfehlung durch eine ähnliche Organisation vorausgegangen. Die Idee, einen Barcode als zentrales Element im kompletten Veranstaltungsmanagement einzusetzen, brachte das Projekt aber erst ins Rollen und erntete Begeisterung bei den beteiligten Mitarbeitern. „Unser cobra Zusatztool für Veranstaltungen versieht jede Adresse mit einem Barcode. Dieser ist bereits auf der aus cobra ausgegebenen Adressliste, die an die Referate zur Auswahl der geladenen Gäste gegeben wird, aufgedruckt. Die zentrale Stelle führt die Adressen dann ganz einfach über das Scannen der Barcodes zusammen“, sagt Andreas Müller, Geschäftsführer des cobra Partnerunternehmens astendo. Das Suchen und Markieren in der Adressbasis und das Identifizieren von Dubletten entfällt damit komplett und schafft eine echte Zeitersparnis für das bearbeitende Team.

cobra erfolgreich im Einsatz bei:

Hessische Landesvertretung
In den Ministergärten 5, 10117 Berlin
Telefon 030 726 200-500
mail@lv.hessen.de
www.landesvertretung.hessen.de


Das Erstellen von Einladungskarten und -E-Mails geht in cobra leicht von der Hand. Denn das vorgeschriebene Layout, die Formatierung der Adress- und Seriendruckfelder sind als Vorlagen per Klick zum Druck bereit. Selbstverständlich inklusive des Barcodes, der zur einfachen Registrierung von Anmeldungen, Absagen und Rückläufern genutzt wird.

Ein Klick zum Überblick

Da sowohl Einladung, Anmeldung, Absage und Teilnehmerzahl direkt bei der Adresse in einer Zusatztabelle erfasst werden, bringt ein Blick in cobra die notwendige Transparenz in den kompletten Vorgang und ermöglicht die unkomplizierte Ausgabe von Teilnehmerlisten und aktuellen Teilnehmerzahlen.

Keine Veranstaltung ohne Barcode

Selbstverständlich werden die Einladungskarten ebenfalls direkt aus cobra erstellt. Und auch hier spielt der Eindruck des Barcodes wieder eine zentrale Rolle. „Unsere Mitarbeiter am Einlass der Veranstaltung scannen den Barcode auf den Eintrittskarten ein. So wissen wir genau, wer an der Veranstaltung tatsächlich anwesend war. Außerdem zeigt ein Monitor den Mitarbeitern direkt am Eingang den Namen des Gastes an. Das heißt wir können jeden Teilnehmer ganz persönlich begrüssen“, bemerkt Jutta Kehrer sichtlich stolz auf die Ergebnisse, die mit cobra in so kurzer Zeit realisiert werden konnten.

Flexibilität der Extraklasse

Ganz bewusst hat die Hessische Landesvertretung einen starken Partner mit Entwicklungs-Knowhow für die Umsetzung ihres CRM-Projekts gewählt. Denn viele Besonderheiten bei den Abläufen erforderten höchste Flexibilität und Kreativität bei der Umsetzung im System. Dabei kommen Eigenentwicklungen der astendo GmbH zum Einsatz, die cobra durch Spezialfunktionen entsprechend erweitern. Flexibilität beweist der Berliner cobra Partner zudem mit seinem mobilen Schulungsbüro. Acht Schulungs-Notebooks können jederzei und überall für die Schulung von Mitarbeitern eingesetzt werden. Das bedeutet die langfristige Buchung von meist kostenintensiven EDV-Schulungsräumen entfällt. Schulungen können damit relativ kurzfristig anberaumt und durchgeführt werden.

Anwenderbericht Hessische Landesvertretung in Berlin Im Überblick
Die Hessische Landesvertretung präsentiert mit Tagungen, Ausstellungen, Parlamentarischen Abenden, Weinverkostungen und Vorträgen das Bundesland Hessen in der Landeshauptstadt.
Eingesetzte Lösung:
. cobra CRM PLUS
. Zusatzmodul Veranstaltungsmanagement
des cobra Partners astendo GmbH
Anzahl Lizenzen: 6
Einsatzbereich: Veranstaltungsmanagement
Klarer Vorteil für das Unternehmen:
Das Arbeiten mit cobra in Verbindung mit Barcodes
ist eine individuelle Lösung, die perfekt
mit den internen Abläufen der Organisation
harmoniert.
Betreuender cobra Partner:
astendo GmbH
Top Tegel Haus
Wittestraße 30 L, 13509 Berlin
Telefon 030 2000 543-0
Telefax 030 2000 543-21
Andreas.Mueller@astendo.de
www.astendo.de