cobra Anwenderbericht

Haus der kleinen Forscher

Seit 2006 begeistert das „Haus der kleinen Forscher“ Kinder für naturwissenschaftliche Phänomene und fördert so den Forschernachwuchs in Deutschland. Die Bildungsoffensive für Kitas und Kindergärten beruht auf der Arbeit lokaler Netzwerke. Der organisatorische Aufwand wird mit cobra CRM PLUS bewältigt, das von der astendo GmbH an die Anforderungen des Projektes angepasst wurde.

Komplexe Arbeitsprozesse mit cobra vereinfachen

Das Tätigkeitsfeld des „Hauses der kleinen Forscher“ ist enorm. Denn neben den vielen Kontakten mit Kindergärten und Erzieherinnen und Erziehern deutschlandweit muss auch die Spendenverwaltung, der Förderverein, das Fortbildungsprogramm sowie die Pressearbeit und das Marketing vom knapp 30-köpfigen Team optimal organisiert werden. Dies führt zwangsläufig zu einem sowohl umfangreichen als auch vielfältigen Adressbestand, den es sorgfältig zu strukturieren gilt. Hierarchien und Verbindungen zwischen Adressen und lokalen Netzwerken müssen transparent und übersichtlich darstellt werden.

Als autorisierter cobra Solution Partner betreut die astendo GmbH
in Berlin die Stiftung und entwickelte gemeinsam mit dem Team vor
Ort eine maßgeschneiderte Lösung zur Vereinfachung komplexer Arbeitsprozesse.

cobra Serienbriefe: Ein echtes Highlight

„Insbesondere für Einladungen zu Veranstaltungen und Fortbildungen ist die Serienbrief-Funktion in cobra ein echtes Highlight für uns“, so Marketingleiter Mirko Poltier. Im Handumdrehen sind die richtigen Adressen selektiert und in nur wenigen Klicks bereits postfertig. Der Clou daran: Jeder Datensatz kann, je nach gewählter Versandart, an unterschiedliche Adressen ausgegeben werden: an die Post-, Privat- oder Standardadresse. Das macht besonders dann Sinn, wenn beispielsweise umfangreiche Experimentierpakete direkt an die Kita geschickt werden sollen; Einladungen zu Veranstaltungen aber zur privaten Adresse des Ansprechpartners.

cobra erfolgreich im Einsatz bei:

Stiftung Haus der kleinen Forscher
Rungestr. 18, D-10179 Berlin
Telefon +49 30 27 59 59-0
Telefax +49 30 27 59 59-209
www.haus-der-kleinen-forscher.de
info@haus-der-kleinen-forscher.de

Kampagnen-Management

Jede Kindertageseinrichtung in Deutschland kann sich zum „Haus der kleinen Forscher“ qualifizieren. Voraussetzung dafür ist der Besuch verschiedener Workshops, die die Grundlagen zur Umsetzung von Experimenten und Projekten in den Kitas vermitteln. Mit cobra werden diese Workshops nicht nur organisiert, sondern auch die Anmeldung und Teilnahme wird dokumentiert. So bildet das in cobra integrierte Kampagnenmanagement den kompletten Auszeichnungsprozess für Kitas ab. Damit geht keine Information verloren und es ist für alle berechtigten Mitarbeiter klar ersichtlich, welche Kita auf welchem aktuellen Ausbildungsstand ist.

Auch „auf Bildungsreise“ immer am Ball

Mit cobra Mobile CRM haben die Mitarbeiter des Teams auch im Außendienst alle relevanten Kundendaten und Termine dabei. Denn via BlackBerry besteht über GPRS eine Live-Verbindung zum Server. Damit stehen alle neuen Termine und auch eventuelle Änderungen sofort zu Verfügung. Ein aufwändiges telefonisches Abstimmen mit anderen Mitgliedern im Team ist damit passé. Natürlich sind auch alle Adressdaten mit Kontakthistorie und Zusatzdaten live abrufbar; denn gerade beim „Haus der kleinen Forscher“, dessen Erfolg auf dem Funktionieren lokaler Netzwerke basiert, bestimmen kurze Wege und schnelle Reaktionszeiten die tägliche Arbeit.

Anpassungen perfektionieren den Einsatz

Nicht nur die oben genannte Auswahl der Adresse für eine bestimmte Versandart ist eine individuelle Anpassung der Software, die das Partnerunternehmen astendo für das „Haus der kleinen Forscher“ umgesetzt hat. Weitere kleinere und größere Erweiterungen in cobra verhelfen den Mitarbeitern zu noch effizienterem Arbeiten. So überprüft das Programm „SQLRobot“ in regelmäßigen Abständen z.B. anstehende Geburtstage, zu erneuernde Auszeichnungen,
den Erhalt von Aufgaben aus Kampagnen, längere Zeiten ohne Kontakt mit einem Netzwerk oder auch fällige Workshops. Das System meldet diese wichtigen Informationen prompt per E-Mail oder über ein Benachrichtigungsfenster am Arbeitsplatz. So können alle Mitarbeiter umgehend und zielgerichtet reagieren. Eine weitere Besonderheit ist die Möglichkeit der Recherche innerhalb der Hierarchien sowie ein Modul zur Speicherung von Dokumenten im SQL-Server für die Datenreplikation. Zudem dokumentiert ein Redaktionsmodul alle Datenänderungen bei den rund 10.000 beteiligten Kitas, die von Mitarbeitern der Netzwerke über eine Internet-Anwendung erfasst werden, und ermöglicht dadurch eine Kontrolle der Daten, bevor diese in die cobra Datenbank eingespielt werden.

Im Überblick

Stiftung Haus der kleinen Forscher:
Das „Haus der kleinen Forscher“ möchte Mädchen und Jungen in Kitas und Kindergärten die Möglichkeiten eröffnen, ihre Neigungen, Interessen und Begabungen an Naturwissenschaft und Technik zu entdecken. Erzieherinnen und Erzieher werden dabei entsprechend geschult und mit Konzepten, Experimenten und Leitfäden für naturwissenschaftliche und technische Phänomene unterstützt.
Eingesetzte Lösung:
cobra CRM PLUS 2009
cobra Mobile CRM 2009
Anzahl Anwender:
26
Einsatzbereich:
Adressmanagement, Organisation, Pressearbeit, Marketing, Außendienst
Mobilität:

• mobiler Datenzugriff über cobra Mobile CRM für BlackBerry
• standortunabhängige Datenpfl ege über ein Internet-Portal

Klarer Vorteil für das Team:
Komplexe Verbindungen und Hierarchien zwischen Adressen werden mit cobra transparent und für alle verständlich. Abläufe werden einfacher und die Bürokommunikation läuft nebenbei.
Betreuender cobra Partner:
astendo GmbH